Kako organizovati ljude za efikasan rad u preduzećima (Ček lista)

Upravljanje ljudima postalo je ključni faktor koji razdvaja uspešne od neuspešnih firmi ili organizacija. Zbog toga je izuzetno važno znati korake koje jedan moderan menadžer treba da uradi da bi uspostavio efikasnu organizaciju. Predstavljamo Vam ček listu od 15 koraka za uspešnu organizaciju jedne firme ili organizacije:

1. Delegirajte poslove

Kada delegirate posao, važno je da Vaš podređeni razume:

• koji posao i zbog čega treba da obavi
• šta se od njega očekuje da uradi
• u kom roku posao treba da se završi
• koja ovlašćenja i resursi mu stoje na raspolaganju
• u kojim slučajevima treba da Vam se obrati za pomoć ili savet
• na koji način ćete ga voditi i kontrolisati.

2. Obučite ljude da obavljaju poslove

Oni ih neće moći obaviti u potpunosti i kvalitetno ako za to nisu bili obučeni. Omogućite ima da pohađaju seminare, treninge, kurseve na kojima se stiču potrebne poslovne veštine. Ne štedite na obuci. Ulaganje u znanje se višestruko vraća. Dobijate visoko produktivnog, motivisanog i lojalnog zaposlenog.

3. Imajte dobru komunikaciju sa Vašim zaposlenima

Loša komunikacija sa zaposlenima uvek je na prvom mestu top liste najvećih grešaka koje menadžer može napraviti. Dobra komunikacija je davanje povratnih informacija zaposlenima, traženje njihovog mišljenja o svim aktivnostima, pravovremena distribucija svih vesti, bile one dobre ili loše.

4. Motivišite Vaše zaposlene

Jedna od ključnih veština je motivisanje ljudi. Ako je zaposleni motivisan, on postiže 40 odsto veću produktivnost. Ne misli se samo na novčane nagrade kao način motivacije. Aktivnija uloga zaposlenih u poslovnim procesima, preuzimanje odgovornosti za unapređenja poslovanja i veća ovlašćenja zaposlenih da bez suvišnih birokratskih procedura donose odluke od većeg značaja predstavljaju izuzetno efikasne motivacione faktore koji trajno deluju na zaposlene i kontinualno rezultiraju pozitivnim efektima za Vaše preduzeće tj. organizaciju. Postavite jasan cilj,objasnite očekivanja, dozvolite feedback, obezbedite resurse, nagrađujte i kažnjavajte pravovremeno, razumite potrebe zaposlenih, koristite princip pravednosti.

5. Pomozite svojim zaposlenima

Pravi menadžer zainteresovan je za stalan napredak svojih zaposlenih. Da biste to mogli napraviti kako treba, morate prvo upoznati svoje ljude i pronaći u njima skrivene talente koje treba izvući na površinu. Poznavanje dobrih i loših strana pomoći će Vam pri donošenju odluka o unapređenjima, dodatnom obrazovanju i ostalim vidovima nagrađivanja za kvalitetno obavljeni posao. Ljudi su često tajnoviti i ne žele otkriti svoje ambicije, znanja i hobije.

6. Izgradite vlastiti kredibilitet i zaradite poštovanje zaposlenih svojim radom, ponašanjem i odnosom prema kolegama

Dosledan, kvalitetan odnos uz veštu komunikaciju doneće Vam više od svih drugih povlastica. Jednom kada se svi uvere da ste osoba na koju se mogu osloniti u svim situacijama i verovati Vam na reč, Vaš će odnos sa zaposlenima dobiti novi kvalitet.

7. Upoznajte svoje zaposlene i saznajte koje su njihove potrebe

Saslušajte njihove želje i ideje, odlučite koje od njih su sprovodive i učinite radnu atmosferu kvalitetnijom, opuštenijom i efektivnijom.

8. Utvrdite sposobnosti, znanja i veštine neophodne za obavljanje posla.

To je važan preduslov da se u organizacijama stvari postave na svoje mesto. Ljude treba da  postavljate ili birate prema uslovima i kvalifikacijama neophodnim za obavljanje određenih poslova, umesto da vršite razne improvizacije.

9. Precizno utvrdite opise poslova, tj. definišite vrste poslova koje je zaposleni na  radnom mestu dužan da obavlja

Opisi poslova ne treba da budu preopširni, detaljni i “kruti”, jer u tom slučaju mogu predstavljati smetnju inicijativi i kreativnosti Vaših zaposlenih.

10. Držite redovne, usmerene sastanke sa Vašim zaposlenima

Stalno razgovarjte o problemima i načinima njihovog rešavanja. Iskreno slušajte Vaše zaposlene.  Nemojte samo Vi govoriti, dopustite ljudima da objasne zašto rade stvari na taj način. Naučićete mnogo stvari.

11. Dajte zaposlenima otvorenu povratnu informaciju na njihovo izvršenje posla uporedo sa očekivanim rezultatima i oni će težiti tome da isprave svoje vlastite nedostatke

Upravljajte po potrebi. Kada stvari idu dobro, nemojte dirati zaposlene. Kada se pojavi problem, pomognite Vašim zaposlenima.

12. Obezbedite pravilna uputstva Vašim ljudima

Vreme je izgubljeno ako stvari nisu obavljene ispravno. Pomozite zaposlenima da vide kakve će koristi imati od obavljenog posla. Oni tada zaista postaju izuzetno motivisani za velika postignuća.

13. Nemojte suviše kontrolisati zaposlene

To je frustrirajući za njih, a i troši Vaše vreme. Izgradite obostrani stepen poverenja između zaposlenih i Vas. Morate im verovati da će uspeti u svom poslu. Ako verujete da su pouzdani, posvećeni poslu, da ga dobro rade, oni će biti prilično ispunjeni.

14. Ako zateknete zaposlene da rade stvari ispravno, stavite im odmah do znanja da to rade dobro

Pošaljite Vašim zaposlenima zahvalnice za uspešno obavljene zadatke kao i podsetnike za buduće poslove.

15. Odgovorajte na pitanja zaposlenih

Neka Vam bude pravilo da svakom zaposlenom odgovorite u roku 24 sata od njihove molbe ili zahteva. Time pokazujete zainteresovanost za njegove probleme i podstičete njegovu daleko veću uključenost i motivisanost za proces rada.